Wszystko o kasach fiskalnych

Zakładając, że nasza kasa będzie działać przez kilka najbliższych lat, należy wybrać urządzenie, które będzie miało możliwość przejścia na wspólną walutę – euro.

Ustawowo, podatnik jest zobowiązany do przechowywania w odpowiednich warunkach raportów przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone oraz kopii paragonów przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane.

Na kasie fiskalnej należy rejestrować każdą płatną usługę, a oryginał paragonu wydać pacjentowi.

Kasa fiskalna to urządzenie, które działa samodzielnie. W niej rejestrowane są wszystkie operacje sprzedaży, poprzez wprowadzanie kodów towarów lub usług. Można to robić bezpośrednio z klawiatury

Lekarzom, którzy przyjmują pacjentów w dwóch lub nawet kilku miejscach, polecamy lekkie, przenośnie kasy fi skalne z wydajnymi akumulatorami.

Wszystko zaczęło się w 11 marca 2004 roku, kiedy weszła w życie ustawa o podatku od towarów i usług. Przez 6 lat Ministerstwo Finansów, osobnym rozporządzeniem, zdejmowało z lekarzy obowiązek instalowania kas w gabinetach. Na początku dotyczyło to wszystkich lekarzy, a od 1 maja 2011 roku tylko tych, których obroty nie przekraczały 40 tys. zł rocznie. Od 1 stycznia 2015 roku kasy fiskalne będą musieli stosować wszyscy medycy, bez względu na obroty i sposoby rozliczeń. Ewidencjonowanie sprzedaży usług medycznych dla pacjentów, którzy nie są właścicielami firm, ma być odtąd powszechne. Dotyczy to sytuacji, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur. Lekarze nie wystawiają faktur, bo ich usługi nie zawierają podatku VAT. Oczywiście są formy prawne wystawienia faktury na usługę medyczną, ale to zależy od formy prowadzenia działalności gospodarczej. Oczywistą przyczyną zmian jest dążenie fiskusa do ograniczenia niekontrolowanych uszczupleń.

Rejestracja i fiskalizacja

Aby korzystać z kasy fiskalnej, należy ją zarejestrować w Urzędzie Skarbowym. Po zakupieniu kasy firma, w której nabyliśmy urządzenie, dokonuje tzw. fiskalizacji, czyli rozpoczęcia pracy modułu fiskalnego. W terminie 7 dni od fiskalizacji właściciel kasy musi się zgłosić do właściwego Urzędu Skarbowego. Urząd przypisuje każdej kasie numer ewidencyjny. Jeśli nie zaczniemy używać kasy rejestrującej w terminie określonym przez przepisy, narazimy się na sankcje karno-skarbowe. Są one tak samo dotkliwe jak przy nieprawidłowościach w prowadzeniu księgi podatkowej. Grzywna za wykroczenie skarbowe wynosi od nieco ponad 150 zł do prawie 30 000 zł. Jeśli w sprawie o wykroczenie skarbowe prowadzone jest postępowanie mandatowe, to górna granica grzywny, nałożonej mandatem, nie ma prawa być wyższa niż podwójna wysokość minimalnego wynagrodzenia. Jeśli ma miejsce przestępstwo skarbowe, to te kwoty są znacznie wyższe.

Szczegółowe zasady użytkowania kasy

Na kasie fiskalnej należy rejestrować każdą płatną usługę, a oryginał paragonu wydać pacjentowi. Konieczne jest również sporządzanie dobowego oraz miesięcznego raportu fiskalnego. Na paragonie musi być opis usługi, za którą zapłacił pacjent. Oczywiście ustawa o ochronie danych osobowych nie pozwala na bardzo precyzyjne określenie nazwy usługi. Urzędnik skarbowy chciałby jak najdokładniejszej informacji o usłudze, urząd ochrony danych z kolei alarmuje, że lekarzowi nie wolno podawać do wiadomości osoby trzeciej (np. osobie kontrolującej nasze księgi finansowe, czy naszej księgowej) dokładnej informacji o usłudze medycznej.

Książkę kasy należy przechowywać w miejscu użytkowania kasy. W książce trzeba dokonywać wpisów dotyczących serwisu. Książka musi być dostępna dla organów kontrolujących. W sytuacji zagubienia lub kradzieży książki należy zgłosić się do prowadzącego serwis o duplikat książki oraz powiadomić o tym fakcie Urząd Skarbowy. Do obowiązków użytkownika należy również sprawdzanie pracy kasy, jej prawidłowe zaprogramowanie i przyporządkowane stawki podatku, informowanie serwisu o nieprawidłowościach w funkcjonowaniu kasy oraz – raz na dwa lata – dostarczenie do przeglądu. Dokumenty sporządzane przez kasę, wydrukowane w formie papierowej, należy przechowywać minimum przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż. Lekarz musi posiadać kasę fiskalną również, gdy wykonuje działalność poza stałym adresem jej prowadzenia (w tzw. miejscu wezwania).

Jak wybrać kasę?

Paragon fiskalny 1

Przed zakupieniem kasy warto się zastanowić, w jakich sytuacjach będzie nam kasa potrzebna. Czy będzie narażona na różne warunki atmosferyczne, czy potrzebujemy obrotowego wyświetlacza klienta, czy będzie korzystać z niej jedna czy wiele osób, czy potrzeba, aby kasa mogła być częścią całego systemu komputerowego, a także ile pieniędzy możemy na nią wydać.

Na rynku są kasy fiskalne oraz drukarki fi skalne - oba typy mogą być przenośne lub stacjonarne. Warto sprawdzić, czy drukarka ma opcje dwuwalutowości lub wielowalutowości oraz opcję elektronicznego paragonu.

Korzystanie z opcji elektronicznych paragonów daje oszczędność papieru, nie trzeba przechowywać tradycyjnych kopii paragonów, są one zapisane na Informatycznym Nośniku Danych (karcie SD/SDHC). Na karcie o pojemności 2 GB można zapisać zawartość, co najmniej, 3330 standardowych rolek papieru (!). Kolejny plus to szybki i łatwy dostęp do zarchiwizowanych danych. Trzeba też zastanowić się, jakich dodatkowych funkcji będziemy potrzebować. Można kupić kasę np. z systemem kontroli banknotów. Dostępne jest też urządzenie, które nazywa się drukarką fi skalną. Może być ono stosowane zamiast kasy.

Kasa fiskalna to urządzenie, które działa samodzielnie. W niej rejestrowane są wszystkie operacje sprzedaży, poprzez wprowadzanie kodów towarów lub usług. Można to robić bezpośrednio z klawiatury lub za pomocą skanera (jak np. w supermarketach). Oczywiście nazwy towarów i usług należy wcześniej zaprogramować w pamięci kasy. Dlatego ważny jest parametr określający ilość towarów, które mogą być zapisane w kasie. W przypadku gabinetu lekarskiego nie ma to dużego znaczenia, bo lekarze nie wykonują więcej niż 100 – 200 różnego rodzaju usług. Dlatego ten parametr (w danych technicznych kasy jest on określany jako „ilość PLU”), chętnie podawany przez producentów, nie ma znaczenia przy kupowaniu kasy do gabinetu. Zasadniczo kasy mają możliwość wprowadzenie od 1000 do 3000 kodów produktów. Drukarka fiskalna, to jedynie końcowa część systemu sprzedaży opartego na komputerze i oprogramowaniu. Paragon wystawiany jest w programie komputerowym, a drukarka jedynie go drukuje, rejestrując jednocześnie sprzedaż w swojej pamięci. Zatem w drukarce nie ma klawiatury, za pomocą której wpisywane są kody towarów. Pozostałe parametry drukarki i kasy są bardzo podobne. Drukarkę fiskalną trzeba zarejestrować w Urzędzie Skarbowym, poddawać okresowym przeglądom (obowiązkowo, co 2 lata). Lekarzom, którzy przyjmują pacjentów w dwóch lub nawet kilku gabinetach, polecamy lekkie, przenośnie kasy fiskalne z wydajnymi akumulatorami. Ale jeśli lekarz ma nowoczesną praktykę lekarską z obsługą klienta na wysokim poziomie, to powinien zainwestować w stanowisko komputerowe z odpowiednim oprogramowaniem i drukarką fiskalną.

Kasowe obowiązki

Do obowiązków użytkownika kasy fiskalnej należą: • wydawanie kupującemu oryginałów paragonu; • wykonanie raportu dobowego fiskalnego (na koniec dnia sprzedaży, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia); • wykonanie miesięcznego fiskalnego raportu okresowego (na koniec miesiąca); • oddawanie do przeglądu technicznego kasy (raz na 24 miesiące); • przechowywanie raportów przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone oraz kopii paragonów (przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane).

Urządzenie fiskalne może dokonywać również raportów: okresowych rozliczeniowych, zmianowych, wpłat do kasy, wypłat z kasy, stanu kasy, serwisowych, zmiany stawek PTU, zmiany czasu, statystyk sprzedaży (ilościowo-wartościowych) oraz form płatności i rabatów lub narzutów. Za niezgodnie z przepisami użytkowanie kasy grozi utrata prawa do odliczenia 90 proc. wartości kasy, utrata prawa do odliczania 30 proc. podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług. Zostaje również nałożona grzywna do 180 stawek dziennych. Stawkę dzienną wylicza się na podstawie dochodów sprawcy, jego warunków osobistych, rodzinnych, stosunków majątkowych, możliwości zarobkowych. Stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części najniższego miesięcznego wynagrodzenia w czasie orzekania w pierwszej instancji, ani też przekraczać jej czterystu krotności. W czasie kontroli Urzędu Skarbowego pracownik urzędu sprawdza: stan techniczny kasy, nienaruszalność plomb, dobowy raport fiskalny, obsługę klienta (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty), sposób zaprogramowania kasy, numer fabryczny i unikatowy numer ewidencyjny oraz książkę serwisową.

Dwie kasy

Dlaczego warto mieć w gabinecie dwie kasy? Gabinet może być czynny tylko wtedy, gdy kasa fiskalna działa. Co zrobić, gdy się popsuje kasa fiskalna? Zgodnie z polskim prawem należałoby zamknąć gabinet i odwołać wszystkich pacjentów do czasu naprawy kasy. Wtedy właśnie sprawę rozwiązuje nam druga kasa. Prawo dopuszcza używanie tak zwanej kasy rezerwowej. Nie przewiduje jednak możliwości użyczenia rezerwowej kasy przez inną firmę, np. serwisanta. O kasę rezerwową lekarz powinien zadbać sam. Posiadanie dodatkowej kasy jest zgodne z wymogami Urzędu Skarbowego. Ale minusem są niestety podwójne koszty. Można jednak ubiegać się o dofi nansowanie do jej zakupu. Ministerstwo Finansów zapewnia taką samą ulgę na zakup kasy rezerwowej, jak na zakup kasy podstawowej, pod jednym wszakże warunkiem, że kupujemy je jednocześnie. Tylko wtedy mamy szansę na otrzymanie zwrotu 90 proc. wartości obu kas. Maksymalny zwrot wynosi 700 zł. Kupując więc jakąkolwiek kasę dostaniemy nie więcej, jak 700 zł zwrotu. Należałoby zatem kupić dwie kasy, jedną główną, pracującą jako kasa podstawowa oraz kasę rezerwową, tańszą i prostszą.

Kopie paragonów

Ustawowo, podatnik jest zobowiązany do przechowywania w odpowiednich warunkach raportów przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone oraz kopii paragonów przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane. Na koniec każdego dnia musimy wydrukować raport z kasy fiskalnej, chyba, że w danym dniu nie było sprzedaży. Oczywiście każda kasa ma wbudowaną funkcję tworzenia automatycznych raportów (dziennych, miesięcznych, okresowych). Jednak warto się zastanowić nad zakupem kasy, która ma system tzw. kopii elektronicznej. Raporty, czy kopie paragonów (zwane też paragonem kontrolnym) są nie tylko drukowane na papierze termicznym, ale także zapisywane na karcie pamięci. Kopia elektroniczna pozwala na zapis wszystkich kopii wydruków na karcie pamięci cyfrowej. Wszystkie wydruki termiczne mają zasadniczą wadę. Po jakimś czasie zapisane na nich dane znikają. Blaknięcie druku zaczyna się już po kilku miesiącach. Jednak, musimy przetrzymać te paragony przez 2 lata, a raporty przez 5 lat. Jak to zrobić? Tym bardziej, że tłumaczenie, iż paragony wyblakły, dla Urzędu Skarbowego jest niewystarczające. Wobec tego zakup kasy z możliwością zapisu kopii elektronicznej wydaje się najrozsądniejsze. Trzeba oczywiście zadbać o właściwe warunki przechowywania dokumentów. Najlepiej przetrzymywać je w zamkniętym pudełku, bez dopływu światła. Poza tym, warto kupić również nieco droższy papier, którego producent daje gwarancję 7 lat czytelności.

Ile żyje kasa?

Aż się popsuje tak, że się nie da jej naprawić. To chyba najprostsza odpowiedź, ale niekoniecznie wystarczająca. O żywotności kasy decyduje liczba możliwych do zapisania raportów dziennych. Zazwyczaj wynosi ona 1830 (tyle zakłada rozporządzenie MF), choć są kasy, które mają możliwość zapisania większej liczby raportów. Po zapełnieniu pamięci raportów, kasę trzeba wymienić. Oczywiście liczba 1830 raportów obejmuje okres ok. 6-10 lat pracy kasy, więc nie powinien być to element decydujący o wyborze kasy, ale warto o nim pamiętać.

Zakładając jednak, że nasza kasa będzie działać przez kilka najbliższych lat, należy wybrać urządzenie, które będzie miało możliwość przejścia na wspólną walutę – euro. Nie wiemy, kiedy i czy to się stanie, musimy jednak przyjąć, że taka sytuacja może nastąpić.

Mechanizm drukujący

Raport dobowy Wymiana rolek papieru termicznego, to chyba największa udręka pań pracujących przy kasach sklepowych. Niejednokrotnie widziałem, jak męczyły się próbując zmienić rolkę papieru. Należy więc wybrać kasę z najprostszym systemem wymiany papieru. Producenci wiedzą, że to jest ważne, dlatego wymyślają coraz prostsze systemy wymiany papieru. Jeden z nich został nawet nazwany „wrzuć i pracuj”. Przed wyborem kasy poprośmy więc o możliwość sprawdzenia, czy wymiana rolki papieru jest intuicyjna i czy na pewno będziemy w stanie wymienić ją bez kłopotów. Tym bardziej, że w praktyce nie wystawia się wielu paragonów. Wymiana papieru będzie więc raczej dość rzadką czynnością i w związku z tym trudną do zapamiętania.

Mamy do wyboru różne systemy szerokości papieru, choć te najczęściej spotykane to 28 mm i 57 mm. Ten węższy jest chyba nieco popularniejszy. Koszt zakupu termicznych rolek kasowych jest bardzo niski. 30-metrowa rolka o szerokości 28 mm kosztuje niecałe 50 gr, a o szerokości 57 mm nieco ponad złotówkę.

Zastosowanie elektronicznej kopii paragonu obniża koszty eksploatacji urządzenia. Kopia elektroniczna daje oszczędność tylko wtedy, gdy dziennie wystawia się ponad 200 paragonów. Paragon „medyczny” będzie miał ok. 6 cm przy papierze 57 mm i ok. 12 cm przy papierze 28 mm. Z rolki 30 m papieru 57 mm wystawimy takich paragonów ok. 500. Rolka przy 5 paragonach dziennie wystarczy na ok. 3 miesiące, czyli łączny koszt to ok. 4-5 zł na rok, czyli 20-30 zł przez cały okres użytkowania kasy. Oczywiście większość systemów druku polega na druku termicznym. Dlatego papier do niego jest nieco droższy od zwykłego papieru. Porównując kasy, można sprawdzić, jak szybki jest mechanizm drukujący. Zazwyczaj wydrukowanie 10-15 linii zajmuje około 1 sekundy, a cały paragon powinien być wydrukowany w 3 sekundy. Szybkość druku ma praktyczne znaczenie jedynie w przychodniach, gdzie stoi kolejka pacjentów. W pozostałych przypadkach jest to parametr bez znaczenia.

Klawisze szybkiej sprzedaży

Są to bardzo przydatne klawisze, pod którymi są zakodowane najczęściej wykonywane usługi. Zamiast wprowadzać kod usługi z klawiatury, wciskamy jeden przycisk i od razu drukuje się paragon, a na wyświetlaczu pojawia się cena. Zazwyczaj kasy mają od 4 do 10 klawiszy szybkiej sprzedaży. Warto także sprawdzić, czy klawiatura jest wodoodporna i pyłoszczelna i czy ma wymienną wkładkę z opisami usług. Na klawiaturze powinien być też przycisk do anulacji: pośrednich, bezpośrednich lub całego paragonu. To bardzo ułatwia pracę.

Faktury

Niektóre kasy fiskalne (tak naprawdę dotyczy to tylko drukarek fiskalnych) mogą drukować faktury VAT. W przypadku wykorzystania kasy fiskalnej do druku faktury VAT należy pamiętać, aby na dokumentach był umieszczony numer kontrolny kasy. Wydruk powinien być zarejestrowany również w pamięci fiskalnej.

Zasilanie

Lekarz pracujący w kilku gabinetach musi mieć kasę przenośną, aby mógł wystawiać paragony w każdym z miejsc swojej pracy. Oczywiście ta zasada dotyczy tylko lekarzy prowadzących praktyki lekarskie na własne nazwisko. Lekarze, którzy są zatrudnieni na umowę o pracę, nie muszą wystawiać paragonów, robi to za nich ośrodek, w którym są zatrudnieni. Wybierając kasę przenośną, zwrócimy uwagę, na jak długo wystarczają akumulatory, jakie są wymiary kasy i jej waga oraz czy można naładować kasę z gniazda zapalniczki samochodowej.

Jak uzyskać zwrot pieniędzy za kasę fiskalną?

Aby skorzystać ze zwrotu pieniędzy z Urzędu Skarbowego za zakup kasy fiskalnej (dotyczy to płatników, którzy nie są VAT-owcami lub są zwolnieni od podatku ze względu na małe dochody), należy złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego pisemne zawiadomienie o instalowanych kasach, podać ich ilość, adresy instalacji (policzyć również kasy rezerwowe). Zawiadomienie musi być złożone przed rozpoczęciem ewidencjonowania. Fiskalizację kasy należy wykonać w terminie.

Do Naczelnika Urzędu Skarbowego złożyć wypełniony formularz zgłoszenia kasy (w ciągu 7 dni od fiskalizacji), przedłożyć w Urzędzie Skarbowym oryginał faktury potwierdzającej nabycie kasy wraz z dowodem zapłaty całej należności oraz rozliczyć wydatek w deklaracji podatkowej lub wystąpić o zwrot do Urzędu Skarbowego.

Urząd przekazuje odpowiednią kwotę na rachunek bankowy podatnika w ciągu 25 dni od daty złożenia wniosku. Ulga może zostać wycofana, jeśli w ciągu 3 lat podatnik wyrejestruje urządzenie fiskalne. Podatnik będący płatnikiem VAT może odliczyć ulgę z tytułu zakupu urządzenia fi skalnego w deklaracji VAT za miesiąc, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie lub za miesiące następujące po tym miesiącu (lub kwartalnie). Przed rozpoczęciem użytkowania kasy warto wiedzieć, co zrobić w przypadku awarii, jakie są obowiązki właściciela kasy oraz jak przedstawia się kontrola Urzędu Skarbowego.

W sytuacji awarii urządzenia należy zaprzestać prowadzenia sprzedaży do czasu całkowitego usunięcia przyczyn awarii. Warto więc mieć kasę rezerwową. Awarię należy zgłosić firmie sprawującej serwis tego urządzenia (dane kontaktowe serwisu znajdują się w książce serwisowej urządzenia).