Kasa fiskalna - nie taka straszna…

Zacznijmy od tego, kto nie musi stosować kas fiskalnych. Otóż gabinety, które udzielają świadczeń wyłącznie na podstawie kontraktu z Narodowym Funduszem Zdrowia są zwolnione z obowiązku posiadania urządzenia fiskalnego. Jednak nie mogą one wykonywać żadnych usług medycznych poza „NFZ-owymi”.

700 zł zwrotu

Aby otrzymać zwrot kwoty, wydanej na zakup kasy, trzeba spełnić klika warunków. Otóż należy być właścicielem kasy, mieć dowód zapłaty (fakturę) za kasę, posiadać kasę z homologacją Ministerstwa Finansów, złożyć oświadczenie o ilości i miejscach instalacji kas oraz dokonać we właściwym Urzędzie Skarbowym zgłoszenia instalacji kasy w ciągu 7 dni od daty jej fiskalizacji. Należy jednak pamiętać, że ulga może zostać wycofana, jeżeli w ciągu 3 lat podatnik wyrejestruje urządzenie fiskalne. 700 złotych to maksymalna kwota jaką można „odzyskać”. Teoretycznie może to być nawet 90 proc. ceny, jednak nikt takich tanich kas nie sprzedaje, aby 700 zł stanowiło aż 90 proc. ceny. Przykładowa kalkulacja wygląda tak. Cena netto 1300 zł Cena brutto 1300 zł * 1.23 = 1599 zł Odliczenie -700 zł Koszt zakupu kasy 899 zł Aby skorzystać ze zwrotu, należy przed 1 maja złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego pisemne zawiadomienie o instalowanych kasach. Jest na to specjalny druk o nazwie: Zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania. W zgłoszeniu tym należy podać liczbę zainstalowanych kas oraz adresy, pod którymi będą używane. Oczywiście, jeśli zdecydujemy się na kasy rezerwowe, również musimy je w tym zestawieniu uwzględnić. Ulgę z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego możemy odliczyć w deklaracji VAT za miesiąc, w którym zaczęliśmy używać kasy lub za następne miesiące.

Kasa fiskalna2

Jeśli rozliczamy się kwartalnie, to ulga przysługuje nam w pierwszym okresie rozliczeniowym lub w następnych. Podstawą do odliczenia jest dowód zapłaty całej należności za urządzenie rejestrujące. Zasadą jest, że odliczenie w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu, kwartale) nie może być wyższe od kwoty różnicy między VAT należnym a naliczonym. Gdy VAT naliczony jest większy lub równy kwocie podatku należnego, możemy otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty ulgi. Z tym, że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości: 25 proc. całej kwoty przysługującej do odliczenia - jeżeli składamy deklaracje miesięczne lub 50 proc. tej kwoty, jeżeli składamy deklaracje kwartalne. A co z lekarzami, którzy nie składają deklaracji VAT-owskich? Muszą oni złożyć wniosek o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej do Urzędu Skarbowego. Urząd, po rozpatrzeniu wniosku przekaże odpowiednią kwotę na rachunek bankowy lekarza w ciągu 25 dni od daty złożenia przez niego wniosku.

Kasa fiskalna3

Obowiązki podatnika

Każdy lekarz, który użytkuje kasę lub drukarkę fiskalną, może stosować kasę wyłącznie do ewidencji własnej sprzedaży. Kolejnym warunkiem jest konieczność takiego sformułowania nazw usług, które są drukowane na paragonie, aby jednoznacznie określały ich charakter. Istotnym obostrzeniem jest konieczność przechowywania papierowych lub elektronicznych kopii dokumentów kasowych przez stosowny okres (raporty przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone) i kopie paragonów (przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane). Reguluje to ustawa: Ordynacja podatkowa Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60. Rozporządzenie o kasach fiskalnych nakłada też obowiązek dokonywania co 24 miesiące przeglądu technicznego kasy w autoryzowanym punkcie serwisowym. Oczywiście kasa może być poddana kontroli przez pracowników urzędu skarbowego. Jeśli do takiej kontroli dojdzie, lekarz musi udostępnić im kasę.

Jedną z ważniejszych czynności, którą muszą wykonywać pracownicy obsługujący kasę, jest wykonywanie fiskalnych raportów dobowych oraz okresowych (miesięcznych). W raporcie dobowym zawarte są informacje będące podstawą do rozliczenia podatkowego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli w danym dniu realizowano sprzedaż, raport dobowy należy wykonać po zakończeniu sprzedaży, najpóźniej następnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży. Raportu nie trzeba wykonywać, jeśli nie było w danym dniu sprzedaży. Z kolei raport miesięczny zawiera wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci fiskalnej w danym miesiącu oraz podsumowanie tych raportów. Raport miesięczny można wykonać pierwszego dnia kolejnego miesiąca, po wykonaniu ostatniego raportu dobowego w minionym miesiącu.

Serwis kas fiskalnych

Tak jak wspominaliśmy, jednym z obowiązków jest wykonywanie przeglądów technicznych kas fiskalnych. Wymaga tego Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać urządzenia rejestrujące oraz stosowania tych urządzeń przez podatników. W świetle obowiązujących przepisów, serwis urządzeń fiskalnych może świadczyć wyłącznie wyznaczona przez producenta firma, posiadająca autoryzację i przeszkolenie w zakresie świadczenia serwisu. Każdy serwisant powinien legitymować się identyfikatorem (ze zdjęciem), na którym umieszczone są: data ważności oraz zakres posiadanych uprawnień. Kasę fiskalną należy poddawać serwisowi co dwa lata. Pierwsza wizyta serwisanta powinna mieć miejsce jeszcze przed rozpoczęciem użytkowania urządzenia. Kasę należy poddać fiskalizacji, a robi to serwisant. Potem serwisanta do naszej kasy wezwiemy dopiero za 24 miesiące. Zapewnie będzie to pracownik tej samej firmy, która fiskalizowała naszą kasę.

Co sprawdza serwisant przy „klasycznym” przeglądzie kasy? Jego zadanie jest tak naprawdę dwojakie. Z jednej strony sprawdza, czy kasa działa poprawnie, ale też dokonuje sprawdzenia, czy kasa jest używana zgodnie z zaleceniami skarbowymi. Zatem na przeglądzie serwisant ocenia stan wszystkich plomb kasy oraz zgodność ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją serwisu kas. Sprawdza stan obudowy kasy oraz czytelność dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę. Przegląda program pracy kasy i program archiwizujący, jego wersję oraz zgodność z zapisami w książce i dokumentacji serwisu. Do jego zadań należy także sprawdzenie poprawności działania urządzenia w zakresie emisji dokumentów fiskalnych oraz poprawności działania wyświetlacza klienta. Sprawdza też stan płyty głównej, pamięci fiskalnej kasy i modułu fiskalnego kasy w zakresie zgodności z dokumentacją konstrukcyjną kasy. Wynik przeglądu wraz z zaleceniami powinien wpisać do książki kasy oraz sprawdzić stan techniczny akumulatorów wewnętrznego zasilania kasy.

Koreka paragonu

Prawo nie zna terminu korekty paragonu fiskalnego bo nie jest to dopuszczalne na kasie rejestrującej. Występują 3 sytuacje, w których paragon fiskalny należy jednak skorygować, aby odprowadzić właściwą kwotę podatku:

a) anulowanie pozycji na wystawianym paragonie fiskalnym lub anulowanie całego paragonu w przypadku pomyłki operatora kasy, możliwe do wykonania bez żadnych dodatkowych konsekwencji, gdy paragon nie został jeszcze zamknięty i zapisany w pamięci fiskalnej (nie zostało wydrukowane stylizowane logo fiskalne PL zamykające paragon fiskalny)

b) został wystawiony błędny paragon fiskalny (został wydrukowany błędny paragon fiskalny opatrzony stylizowanym logiem fiskalnym PL i jednocześnie nastąpił zapis w pamięci fiskalnej kasy) np. gdy operator kasy przy wystawianiu paragonu pomylił wartość jednej pozycji i np. z kwoty 20 zł zrobił 2000 zł, wówczas należy ten błędny paragon opisać, przechowywać zgodnie z zasadami księgowymi, a pacjentowi wystawić nowy paragon na właściwą kwotę

c) gdy następuje zwrot towaru lub reklamacja, podatnik dokonuje obniżenia obrotu na podstawie zwróconego paragonu – oryginalny paragon powinien być opisany i przechowywany podobnie jak w punkcie b) (choć w praktyce urząd skarbowy powinien akceptować również zgodne oświadczenie nabywcy i sprzedającego),

wartości wpisywane są do zeszytu korekt; prawo nie przedstawia wzoru takiej ewidencji, w praktyce jest to systematycznie w jednolity sposób prowadzony wykaz kolejnych transakcji, które zostały anulowane, odstąpiono od umowy lub nastąpił zwrot towaru, oprócz zeszytów korekt w celach korygowania stosuje się protokoły anulowania sprzedaży zarejestrowanej w kasie. Nie jest również możliwe wystawienie na kasie rejestrującej dokumentu storno dla raportów dobowych fiskalnych.

Fiskalizacja

Fiskalizacja kasy jest jednorazową i nieodwracalną operacją polegającą na trwałym zapisie numeru NIP podatnika do modułu fiskalnego. Powoduje ona przełączenie kasy w tryb fiskalny, w którym raporty dobowe, zawierające sprzedaż dzienną, zapisują się do pamięci fiskalnej. Fiskalizacji dokonuje uprawniony serwisant na wiosek użytkownika kasy. Przeprowadzoną fiskalizację należy w ciągu 7 dni zgłosić. Każda kasa otrzymuje numer ewidencyjny kasy fiskalnej. Jest to numer nadawany przez Urząd Skarbowy. Powinien być naniesiony na urządzenie w sposób trwały i widoczny oraz zapisany w książce kasy. Z kolei unikatowy numer kasy fiskalnej jest to numer nadawany przez producenta, wpisany do pamięci fiskalnej w trakcie fiskalizacji. O zainstalowaniu urządzenia fiskalnego należy powiadomić Urząd Skarbowy. Mamy na to 7 dni od dnia fiskalizacji. Niezgłoszenie urządzenia fiskalnego do Urzędu Skarbowego w tym czasie może grozić nałożeniem kary. Pamięć fiskalna urządzenia to zabezpieczony (najczęściej zalany żywicą) element zapamiętujący dane o obrotach. Pamięć fiskalną kasy należy wymienić w przypadku jej zapełnienia lub uszkodzenia.

Pojemność pamięci określona w rozporządzeniu wynosi minimum 5 lat. Paragon fiskalny jest to dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży, wydrukowany przez kasę rejestrującą i przekazywany nabywcy w momencie sprzedaży. Z kolei wydruk niefiskalny jest to każdy, niezawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez urządzenie fiskalne przed jego fiskalizacją oraz każdy inny dokument niezawierający transakcji sprzedaży, dopuszczony programem pracy urządzenia do druku, poza paragonem fiskalnym, fakturą VAT i raportami fiskalnymi.

A jeśli 1 maja nie będziemy mieli kasy

Narażamy się na sankcje karno- skarbowe. Nieprawidłowości w ewidencjonowaniu sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej są karane tak samo, jak nieprawidłowości w prowadzeniu księgi podatkowej. W wypadku podatników VAT zignorowanie obowiązku posiadania kasy fiskalnej może skutkować dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Jeśli lekarz świadczy jedynie usługi medyczne i nie jest płatnikiem VAT, nie zostanie ukarany dodatkowym zobowiązaniem podatkowym, ale odpowie za przestępstwo skarbowe. W przypadkach mniejszej wagi - za wykroczenie skarbowe.

Paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:

imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
numer kolejny wydruku, • datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
cenę jednostkową towaru lub usługi,
ilość i wartość sprzedaży,
wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku,
wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
łączną kwotę podatku,
łączną kwotę należności,
kolejny numer paragonu fiskalnego,
kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
logo fiskalne oraz numer unikatowy kasy,
oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży.

Naruszeniem prawa jest tu nie tylko niezainstalowanie kasy, ale też niedopełnienie obowiązku ewidencjonowania przychodów przy jej użyciu. Grzywna za wykroczenie skarbowe obecnie może być wymierzona w granicach od 131,70 zł do 26 340 zł. W sytuacji, gdy w sprawie o wykroczenie skarbowe prowadzone jest postępowanie mandatowe, górna granica grzywny nałożonej mandatem nie może przekroczyć podwójnej wysokości minimalnego wynagrodzenia (aktualnie 2634 zł). W przypadku przestępstwa skarbowego kwoty te są znacznie wyższe. Z kolei użytkowanie kasy niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa grozi utratą prawa do odliczenia 90 proc. wartości kasy (700 zł), i utratą prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług, a także grzywną do 180 stawek dziennych. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe; stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części najniższego miesięcznego wynagrodzenia w czasie orzekania w pierwszej instancji, ani też przekraczać jej czterystu krotności.

Kontrola urzędnika

Kontrola urządzenia fiskalnego przez pracownika Urzędu Skarbowego polega na sprawdzeniu: stanu technicznego kasy, nienaruszalności plomb, prawidłowości obsługi klienta (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty), dobowego raportu fiskalnego, zaprogramowania kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów), numeru fabrycznego, unikatowego i ewidencyjnego (po nadaniu nr ewidencyjnego przez U.S. należy zapisać go trwale na obudowie kasy w widocznym miejscu) oraz książki serwisowej (musi być zawsze przy kasie).