Dwie kasy

Dlaczego musimy mieć w gabinecie dwie kasy? Sprzedaż można prowadzić tylko, gdy kasa fiskalna działa. Co jeśli się popsuje? Zamknąć gabinet i odwołać wszystkich pacjentów do czasu naprawy kasy? Jednak prawo dopuszcza używanie tak zwanej kasy rezerwowej. Polskie prawo nie przewiduje możliwości użyczenia rezerwowej kasy przez inną firmę. O kasę rezerwową lekarz powinien zadbać sam. Posiadanie dodatkowej kasy jest zgodne z wymogami Urzędu Skarbowego. Są to jednak podwójne koszty, bo kupujemy nie jedno, a dwa urządzenia. Można ubiegać się o dofinansowanie do jej zakupu. Ministerstwo Finansów zapewnia taką samą ulgę na zakup kasy rezerwowej, jak na zakup kasy podstawowej, ale pod warunkiem, że kupujemy je jednorazowo - tylko wtedy mamy szansę na otrzymanie zwrotu 90% wartości obu kas. Jednak maksymalny zwrot wynosi 700 zł.

Zatem należy kupić dwie kasy, jedną główną, pracującą jako kasa podstawowa i kasę rezerwową, tańszą i prostszą.

Kasa czy drukarka fiskalna

Przeglądając oferty na pewno natknęli się Państwo na rozróżnienie urządzeń fiskalnych na kasy i drukarki. Czym one się różnią i czy lekarze powinni kupować kasy, czy drukarki. Otóż kasa fiskalna to urządzenie, które działa samodzielnie.

W niej rejestrowane są wszystkie operacje sprzedaży, poprzez wprowadzanie kodów towarów lub usług. Można to robić bezpośrednio z klawiatury lub za pomocą skanera (jak np. w supermarketach). Oczywiście nazwy towarów i usług należy wcześniej zaprogramować w pamięci kasy. Dlatego jednym z istotnych parametrów kasy jest parametr określający ilość towarów, które mogą być zapisane w kasie. W przypadku gabinetu lekarskiego nie ma to dużego znaczenia, bo lekarze nie wykonują więcej niż 100 - 200 różnego rodzaju usług. Dlatego ten parametr (w danych technicznych kasy jest on określany jako „ilość PLU”), chętnie podawany przez producentów, nie ma znaczenia przy kupowaniu kasy do gabinetu. Zasadniczo kasy mają możliwość wprowadzenie od 1000 do 3000 kodów produktów. Z kolei drukarka fiskalna, to jedynie końcowa cześć systemu sprzedaży opartego na komputerze i oprogramowaniu. Paragon wystawiany jest w programie komputerowym, a drukarka jedynie go drukuje, rejestrując jednocześnie sprzedaż w swojej pamięci. Zatem w drukarce nie ma klawiatury, za pomocą której wpisywane są kody towarów. Pozostałe parametry drukarki i kasy są bardzo podobne. Drukarkę fiskalną trzeba zarejestrować w Urzędzie Skarbowym, poddawać okresowym przeglądom (obowiązkowo co 2 lata). Lekarzom, którzy przyjmują pacjentów w jednym lub nawet kilku gabinetach w różnych lokalizacjach, polecamy lekkie, przenośnie kasy fiskalne z wydajnymi akumulatorami. Ale jeśli lekarz ma nowoczesną praktykę lekarską z obsługą klienta na wysokim poziomie, to powinien zainwestować w stanowisko komputerowe z odpowiednim oprogramowaniem i drukarką fiskalną.

Kopie paragonów

Ustawowo podatnik jest zobowiązany do przechowywania w odpowiednich warunkach raportów przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone oraz kopii paragonów przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane.

Na koniec każdego dnia musimy wydrukować raport z kasy fiskalnej, chyba, że w danym dniu nie było sprzedaży. Wtedy nie musimy drukować raportu.

Oczywiście każda kasa ma wbudowaną funkcję tworzenia raportów (dziennych, miesięcznych, okresowych) i z tym nie ma problemu. Jednak warto się zastanowić nad zakupem kasy, która ma system tzw. kopii elektronicznej.

Raporty, czy kopie paragonów (zwane też paragonem kontrolnym) są nie tylko drukowane na papierze termicznym, ale także zapisywane na karcie pamięci. Kopia elektroniczna pozwala na zapis wszystkich kopii wydruków na karcie pamięci cyfrowej. Dzięki temu zmniejsza się ilość zużywanego papieru tradycyjnego i poprawia się komfort użytkowania. Wszystkie wydruki termiczne mają jedną zasadniczą wadę. Po jakimś czasie zapisane na nich dane znikają. Niestety, blaknięcie druku zaczyna się już po kilku miesiącach, a przecież musimy przetrzymać te paragony przez dwa lata, a raporty przez 5 lat. Jak to zrobić? Tym bardziej, że tłumaczenie, iż paragony wyblakły, dla Urzędu Skarbowego jest niewystarczające. Dlatego zakup kasy z możliwością zapisu elektronicznej kopii jest chyba najrozsądniejszy.

Oczywiście trzeba też zadbać o właściwe warunki przechowywania dokumentów. Najlepiej w zamkniętym pudełku bez dopływu światła. Warto też kupić nieco droższy papier, którego producent daje gwarancję 7 lat czytelności.

Ile żyje kasa?

Aż się popsuje, tak, że się jej nie da naprawić. To chyba najprostsza odpowiedź, ale niekoniecznie wystarczająca. Okazuje się, że o żywotności kasy decyduje liczba możliwych do zapisania raportów dziennych. Zazwyczaj wynosi ona 1830 (tyle zakłada rozporządzenia MF), choć są kasy, które mają możliwość zapisania większej liczby raportów. Po zapełnieniu pamięci raportów, kasę trzeba wymienić.

Oczywiście liczba 1830 raportów obejmuje okres ok. 6-10 lat pracy kasy, więc nie powinien być to element decydujący o zakupie kasy, ale warto o nim pamiętać. Jednak zakładając, że nasza kasa będzie działać przez kilka najbliższych lat, należy wybrać urządzenie, które będzie miało możliwość przejścia na walutę EURO. Nie wiemy, kiedy i czy to się stanie, jednak taka ewentualność istnieje. Wśród oferowanych na naszym rynku modeli kas są takie, które pracują tylko w polskich złotych, są takie, które pracują w naszej walucie, ale mogą stosować przelicznik EURO wg kursu i są takie, które mogą pracować zarówno w naszej walucie jak i EURO. Stąd też powinniśmy zwrócić uwagę, aby wybierana kasa posiadała funkcję eurofiskalizacji, czyli zmiany waluty ewidencyjnej.

Mechanizm drukujący

Wymiana rolek papieru termicznego, to chyba największa udręka pań pracujących przy kasach sklepowych. Niejednokrotnie widziałem, jak męczyły się próbując zmienić rolkę papieru. Aby tego uniknąć w gabinecie, należy wybrać kasę z najprostszym systemem wymiany papieru. Producenci wiedzą, że to jest ważny element przy zakupie kasy, dlatego wymyślają coraz prostsze systemy wymiany papieru. Jeden z nich nawet został nazwany „wrzuć i pracuj”. Zatem przed wyborem kasy poprośmy o możliwość sprawdzenia, czy wymiana rolki papieru jest intuicyjna i czy na pewno będziemy w stanie zrobić to bez problemów. Tym bardziej, że w praktyce stomatologicznej nie wystawia się wielu paragonów, zatem wymiana papieru będzie dość rzadką czynnością i w związku z tym trudną do zapamiętania. Kupując kasę mamy do wyboru różne systemy szerokości papieru, choć te najczęściej spotykane to 28 mm i 57 mm.

Ten węższy jest chyba popularniejszy, ale nie ma to większego znaczenia dla wyboru kasy. Rolki papieru termicznego w obu rozmiarach są dostępne. Koszt zakupu termicznych rolek kasowych jest bardzo niski. 30 metrowa rolka o szerokości 28 mm kosztuje niecałe 50 gr, 57 milimetrowe nieco ponad złotówkę.

Jak już wspominaliśmy, warto kupić kasę z zapisem kopii paragonu na elektronicznym nośniku danych na karcie pamięci.

Pozwala na to rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. Zastosowanie elektronicznej kopii paragonu obniża koszty eksploatacji urządzenia, paragony drukowane są na jednym, szerokim papierze (57 mm) bez równoczesnego zadrukowywania drugiej rolki papieru kopią. - Kopia elektroniczna ma wpływ ekonomiczny tylko, gdy dziennie wystawia się 200- 300-500, czy więcej paragonów, wpływ technologii kopii (papierowa, czy elektroniczna) przy 5 paragonach dziennie będzie niezauważalny. Oczywiście - są inne aspekty - elegancja, wymiary urządzeń etc., ale nie koszt. Paragon „stomatologiczny” będzie miał ok. 6 cm przy papierze 57 mm i ok. 12 przy papierze 28 mm. Z rolki 30 m papieru 57 mm wystawimy takich paragonów ok. 500. Rolka przy 5 paragonach dziennie wystarczy na ok. 3 miesiące, czyli koszt ok. 4-5 zł na rok. Oszczędności są tego samego rzędu - czyli 20-30zł przez czas życia kasy – dostrzega Maciej Rudaś z firmy Torell.

Jedna karta pamięci wystarczy nawet na kilka lat pracy kasy. Karta o pojemności 2GB pomieścić, ponad milion 30-liniowych paragonów. Dane kopii zapisanych na karcie są dla użytkownika dostępne. Można je wydrukować bezpośrednio na kasie lub odczytać w standardowym komputerze PC.

Oczywiście większość systemów druku opiera się na druku termicznym. Dlatego papier jest nieco droższy od zwykłego papieru. Porównując kasy można sprawdzić, jak szybki jest mechanizm drukujący. Zazwyczaj wydrukowanie 10-15 linii zajmuje mu około 1 sekundy,

a cały paragon powinien być wydrukowany w 3 sekundy. Szybkość druku ma praktyczne znaczenie jedynie w przychodniach, gdzie stoi kolejka pacjentów, jak w spożywczym. W pozostałych przypadkach jest to parametr bez znaczenia

Klawisze szybkiej sprzedaży

To są bardzo przydatne klawisze, pod którymi są zakodowane najczęściej wykonywane usługi. Zamiast wprowadzać kod usługi z klawiatury, wciskamy jeden przycisk i od razu drukuje się paragon, a na wyświetlaczu pojawia się cena.

Zazwyczaj kasy mają od 4 do 10 klawiszy szybkiej sprzedaży. Warto też zwrócić uwagę, czy klawiatura jest wodoodporna i pyłoszczelna i czy ma wymienną wkładkę z opisami usług.

Na klawiaturze powinien być też przycisk do anulacji: pośrednich, bezpośrednich lub całego paragonu. To zdecydowanie ułatwia pracę.

Faktury

Niektóre kasy fiskalne (tak naprawdę dotyczy to tylko drukarek fiskalnych) mogą drukować faktury VAT. W przypadku wykorzystania kasy fiskalnej do druku faktury VAT należy pamiętać, by na dokumentach był umieszczony numer kontrolny kasy. Wydruk powinien być zarejestrowany również w pamięci fiskalnej.

Zasilanie

Przed zakupem kasy należy podjąć decyzję, czy ma być ona stacjonarna, czy przenośna. Lekarz pracujący w kilku gabinetach musi mieć kasę przenośną, aby mógł wystawiać paragony w każdym z miejsc swojej pracy. Oczywiście ta zasada dotyczy tylko lekarzy prowadzących praktyki lekarskie na własne nazwisko. Lekarze, którzy są zatrudnieni na umowę o pracę, nie muszą wystawiać paragonów, robi to za nich ZOZ.

Zatem wybierając kasę przenośną zwrócimy uwagę, na jak długo wystarczają akumulatory, jakie są wymiary i waga kasy. Kasa może mieć również możliwość ładowania jej z gniazda zapalniczki samochodowej lub gniazda USB komputera.