Programy do prowadzenia e-dokumentacji (przegląd funkcjonalności wszystkich programów)

Każdy gabinet ma swoją specyfikę. To co pasuje jednemu, jest zupełnie nie przydatne dla drugiego. Dlatego nie da się stworzyć jednego programu idealnego dla wszystkich. Zupełnie inaczej dokumentację medyczna prowadzi się w małym, jednostanowiskowym gabinecie, a zupełnie inne wymagania stawiane są w dużych klinikach.

Tabela

Poniżej prezentujemy tabelę, w której zabraliśmy najistotniejsze, naszym zdaniem, informacje o programach. Tabela uporządkowana jest alfabetycznie, po nazwach programów, tak aby nie sugerować, który program jest najlepszy. Na drugim miejscu wymieniliśmy nazwę producenta, czyli firmę, która stworzyła program. W trzecim wierszu podana jest strona internetowa programu, a w czwartym – strona internetowa, na której zainstalowana jest wersja demo.

Dobre programy dają możliwość przetestowania swoich funkcjonalności. I tu pierwsza porada, jeśli jakaś firma nie udostępnia wersji demo swojego programu, to nie warto się w ogóle takim programem interesować. Dlaczego? Otóż, nie ukrywajmy, że najbliższe kilka miesięcy, to będzie boom na sprzedaż programów. Obecnie wdrożone i funkcjonujące programy mają duże kliniki, czy szpitale. Jednak zdecydowania większość, około 80 proc., mniejszych gabinetów, takich programów po prostu nie ma. Oznacza to, że w ciągu kilku miesięcy musi zostać sprzedanych kilkadziesiąt tysięcy programów. Dlatego powstają firmy, które proponują swój program, którego nawet jeszcze nie mają, albo jest w wersji bardzo okrojonej. Tak naprawdę chodzi o zdobycie klientów. Jeśli uda się namówić kilkanaście gabinetów, które będą chciały zakupić dany program, to zatrudni się dwóch informatyków i oni napiszą dość szybko takie oprogramowanie. A jeśli nie, to zajmiemy się czym innym. Dlatego pierwszą naszą wskazówką przy wyborze programu jest dostępność strony demonstracyjnej programu i, co ważne, jej skuteczne działanie.

Wdrożenia

Kolejnym miernikiem jakości programu jest liczba wdrożeń. Czyli, w ilu gabinetach korzystają z danego oprogramowania. Tak, jak napisałem wcześniej, gabinetów, w których są działające programy do e-dokumentacji medycznej, w Polsce na razie jest niewiele. Dlatego i tych wdrożeń jest niewiele, ale powiedzmy, że taką graniczną liczbą jest 100. Bo jeśli program funkcjonuje dziś w 100. gabinetach, to prawdopodobnie pod koniec roku tych gabinetów będzie kilka razy więcej i takiej firmie będzie się opłacało utrzymywać i rozwijać program. Natomiast, jeśli zyski z prowadzenia programu nie będą pokrywały kosztów, to taki program nie będzie rozwijany i w efekcie będziemy zmuszeni do przejścia na inną platformę, czyli migrowania programu.

Oczywiście pisząc o wdrożeniach, mam na myśli wdrożenia komercyjne, a nie wdrożenia demonstracyjne.

Ważnym aspektem, być może najważniejszym, jest „doświadczenie” programu. Są bowiem programy, które funkcjonują od 10-15 lat, a są takie, które dopiero teraz są pisane. Programy mające historię są o wiele bardziej stabilne, bowiem ich programiści już spotkali się z wieloma informatycznymi pułapkami i pokonali je. Mają już wybrane stabilne połączenia oraz dopasowane do swoich potrzeb serwery.

Migracja

Aby przeniesienie informacji było w ogóle możliwe i skuteczne, dane muszą być zapisywane w odpowiednim formacie. Tych formatów jest wiele, więc nie będę ich wymieniał, jednak trzeba zapytać naszego sprzedawcę, co się stanie jak będę chciał przenieść się ze swoją dokumentacją do innej firmy. W jaki sposób dane zostaną wyeksportowane. Oczywiście informacja udzielona przez informatyka może być bardzo trudna do zrozumienia, ale można ją zapisać i w innej firmie zapytać, czy jeśli mam dane z jakiegoś programu wyeksportowane w formacie, powiedzmy: (tu należy podać zestaw słów, który usłyszeliśmy w poprzedniej firmie), to czy zostaną one poprawnie zaimplementowane do waszego programu. Generalnie dziś bazy danych, na których budowane są takie programy, działają w kilku systemach, które są kompatybilne i nie powinno być problemu z migracją. Kolejne pytanie, na jakie trzeba sobie odpowiedzieć, to jaki rodzaj programu wybrać?

Rodzaje programów

Szczegółowo aspekty techniczne programów do prowadzenia EDM opisywaliśmy w artykule opublikowanym w Nowym Gabinecie Stomatologicznym nr 1/2017.

Pokrótce zatem opiszę różnice pomiędzy programami chmurowymi i pulpitowymi, zwanymi też bardziej z angielska: „cloud lub desktop”.

Programy działające „w chmurze” są to systemy zainstalowane na serwerze poza gabinetem. Kupując program tak naprawdę dzierżawimy część przestrzeni dyskowej serwera, który znajduje się poza naszą placówką. Dostęp do programu jest wszędzie tam, gdzie jest Internet. Do programu można się zalogować z komputera, tableta czy smartfona; z pracy, z domu czy np. z wakacji. Po drugie, wszystkie dane przechowywane są na serwerze dostawcy programu, który wykonuje kopię zapasową danych. Aktualizacja programu możliwa jest nawet codziennie i jest bezpłatna. Programy te mają bardzo dużą możliwość rozbudowy o kolejne funkcje, czy moduły, nawet w trakcie używania programu.

Programy desktopowe, to takie, które instalowane są na serwerze (komputerze), który stoi w gabinecie i nie wymagają łącza internetowego. Dlatego na pewno sprawdzą się tam, gdzie nie ma dobrego Internetu.

Cena

Jednym ze wskaźników przy zakupie jest oczywiście cena. Szczerze powiedziawszy bardzo trudno porównać koszty funkcjonowania programów. To trochę tak, jak jeszcze kilka lat temu było w sieciach telefonii komórkowej. Co prawda były cztery sieci, ale taryf bez liku i tak naprawdę intuicyjnie wybieraliśmy te najbardziej zoptymalizowaną. Dziś abonament, to ok. 20 zł, i w zasadzie we wszystkich sieciach jest to podobna cena. Jeśli ktoś mi proponuje przedłużenie umowy w cenie powyżej 30 zł, to informuje, że przechodzę do innej sieci i od razu znajduje się oferta za 19,90 zł. Ale to tak na marginesie. Wróćmy jednak do cen za programy. W tabeli ceny uporządkowaliśmy po kolei: za instalację i za abonament - jednostanowiskowy, trzystanowiskowy i wielostanowiskowy.

Cena za instalację obejmuje wdrożenie programu i krótkie szkolenie. Cena za abonament zależy oczywiście od wielkości kliniki. Choć w przypadku programów chmurowych, dotyczy to raczej liczby użytkowników niż konkretnych komputerów.

Program desktopowy trzeba zainstalować na konkretnym urządzeniu. Bez tej instalacji po prostu nie będzie działał. Do programów chmurowych można się logować z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia. A zatem, należy tutaj mówić o konkretnych użytkownikach. Firmy sprzedające programy przyjęły różne modele biznesowe. Płacimy albo za dostęp do programu i na cenę abonamentu nie wpływa liczba kont użytkowników, albo w ramach abonamentu liczba kont jest ograniczona do np. do trzech lekarzy i trzech asystentek/recepcjonistek, a za każdego kolejnego użytkownika trzeba dopłacić.

Programy bezpłatne

Programów bezpłatnych do prowadzenie EDM w tabeli nie uwzględniliśmy, ale oczywiście takie programy są dostępne w chmurze. Mają naturalnie swoje ograniczenia, ale właściciele małych gabinetów na pewno mogą z nich skorzystać. Najlepszy darmowy program, naszym zdaniem, to produkt o nazwie MeDinci, dostępny na stronie: www.medinci.pl. Osobom, prowadzącym mały gabinet polecamy to rozwiązanie. Również niektóre płatne programy, mają wersje bezpłatne. Ich funkcjonalność jest ograniczona do np. 400 pacjentów, ale dla małych gabinetów, może to być wystarczające.

Dofinansowanie

Unia Europejska dofinansowuje zakup programów komputerowych, w szczególności do placówek medycznych. Jest to tzw. Działanie 2.1 e-usługi. W ramach tego programu można otrzymać dofinansowanie na: wdrożenie programu EDM, zakup sprzętu komputerowego, ułożenie sieci w gabinecie oraz szkolenie. Dofinansowanie wynosi do 80 proc. Niestety dofinansowanie to przyznawane jest w ramach regionalnych programów pomocowych i w każdym województwie jest inny termin składania wniosków. O takich możliwościach należy dowiadywać się w biurach regionalnych. Wystarczy w przeglądarkę internetową wpisać sformułowanie: Działanie 2.1 e-usługi i nazwę województwa, to pojawi się informacja na temat dofinansowania.

Funkcjonalność

W ostatniej części tabeli zebraliśmy najważniejsze, naszym zdaniem, funkcjonalności programów. Dla gabinetów, które rozliczają się z NFZ-em, aplikacja umożliwiająca automatyczne rozliczenie się z NFZ-em jest bardzo dużym udogodnieniem. W przypadku gabinetów działających prywatnie jest ona zupełnie niepotrzebna. Wydaje się, że standardem powinien być moduł umawiania wizyt do lekarza on-line, jako że jest to wymóg prawny, aby program miał taką możliwość. Bardzo przydatny jest także moduł obsługi kodów kreskowych. Można bowiem do dokumentacji podpiąć informacje dotyczące pakietów sterylizacyjnych. Kolejny przydatny moduł to automatyczne wysyłanie SMS-ów do pacjentów o nadchodzącej wizycie oraz moduł fiskalny, zastępujący kasę fiskalną. Bardzo przydatny jest również moduł – kalendarz wizyt. Lekarz ma możliwość podglądu, jakie wizyty ma umówione w danym dniu. W programach chmurowych, może podejrzeć, w domu, ilu ma na następny dzień zapisanych pacjentów i w jakich godzinach będzie pracował. Dla szefów dużych placówek bardzo istotne jest również automatyczne rozliczanie pracowników, dlatego moduły: rozliczeń lekarzy, techników czy magazynu będą przydatne.

Oczywiście innych funkcjonalności jest jeszcze wiele, np. drukowanie recept, skrótowe opisy typowych jednostek chorobowych, przygotowywanie kampanii reklamowych, wysyłkę mailingów, integracja z programami do obsługi zdjęć RVG, automatyczne systemy rabatowe dla pacjentów, itp.

Wybór oczywiście należy do lekarza, czy menadżera kliniki. Każda przychodnia ma inną specyfikę, dlatego dobrze należy się zastanowić, który program będzie dla nas najodpowiedniejszy. Warto też zwrócić uwagę na diagram periodontologiczny, bo większość czasu, właśnie ta strona będzie wyświetlana na naszym monitorze. Musi on być czytelny i łatwy w obsłudze.

Oprogramowanie specjalistyczne

W grupie programów do EDM możemy wyróżnić produkty bardzo zaawansowane i stworzone z myślą o konkretnej grupie specjalistów. Jednym z nich, jest aplikacja ATOL stworzona przez warszawską firmę Orthosoft, a przeznaczona jest dla ortodontów. Program powstał we współpracy z lekarzami z tej grupy zawodowej i spełnia najwyższe ich oczekiwania. Funkcjonalność można łatwo dostosować do zarządzania różnej wielkości praktyką, potrzeb w zakresie komfortu i bezpieczeństwa lekarza, a także wymogów prawa w zakresie EDM.

Z kolei dla potrzeb protetyków stworzono Protetic4You. Program ten pozwala usystematyzować informacje na temat tego, co dzieje się w pracowni, jakie prace są aktualnie wykonywane, na jakim są etapie, jakie można zaplanować, biorąc pod uwagę dostępne zasoby. Jest to możliwe, dzięki modułowi Kody kreskowe - wszystkie prace są oznaczane kodem, który pozwala wyszukać pracę, wyświetlić jej kartę wraz ze szczegółowymi informacjami na temat produktów, terminów, etapów i towarów oraz osób wykonujących ją.

Ciekawą propozycją jest program firmy Melag – MELAtrace. Umożliwia on dokumentację procesu dekontaminacji instrumentów. Wszystkie etapy procesu, protokoły i decyzje są w pełni udokumentowane i bezpiecznie archiwizowane: na końcu jest tworzony elektronicznie zabezpieczony plik PDF, który zawiera wszystkie wcześniej zebrane informacje.

Jest jeszcze ponad pół roku do wprowadzenia obowiązku posiadania programów. Warto już dziś zacząć testować programy.

Autor: mgr inż Piotr Szymański

Absolwent Politechniki Warszawskiej. Dziennikarz. Redaktor naczelny magazynu Nowy Gabinet Stomatologiczny.

Artykuł opublikowany w numerze 3/2017 magazynu Nowy Gabinet Stomatologiczny. Zobacz pełny spis treści.

---

Dowiedz się więcej - Nowy Gabinet Stomatologiczny.

Więcej ciekawych artykułów w "Nowy Gabinet Stomatologiczny" - zamów prenumeratę lub kup prenumeratę w naszym sklepie.