Od 1 stycznia 2015 roku lekarze i lekarze dentyści, którzy obsługują klientów indywidualnych, nie będą mogli dłużej korzystać ze zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych. Nowe przepisy w tej kwestii wprowadziło Rozporządzenie Ministra Finansów. Podpowiadamy, jakimi kryteriami się kierować, aby wybrać najlepsze urządzenie rejestrujące dla gabinetu lekarskiego.
Kasa fiskalna powinna ułatwiać pracę
Kasa fiskalna to nieodłączny element każdego dnia pracy, w którym będzie prowadzona obsługa pacjentów. Dlatego warto zadbać o to, aby jej parametry i funkcje ułatwiały wykonywanie obowiązków związanych z rejestrowaniem sprzedaży. Dostępne na polskim rynku urządzenia fiskalne korzystają z różnych rozwiązań technologicznych, ale nie każde z nich sprawdzi się przy świadczeniu usług medycznych. Przy wyborze odpowiedniej kasy najlepiej zwrócić uwagę na cztery zagadnienia: sposób archiwizacji kopii paragonów fiskalnych, gabaryty urządzenia, komfort pracy oraz solidne wykonanie.
Kopie paragonów fiskalnych: papierowe czy elektroniczne?
- Jedną z najważniejszych funkcji, mającą duży wpływ na komfort pracy, jest sposób realizowania kopii paragonu fiskalnego. Ale nie tylko o wygodę tu chodzi. Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowania kopii oryginalnego potwierdzenia zapłaty przez 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym go wydrukowano - wyjaśnia Marcin Ciechowicz, Szef Serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych. Biorąc pod uwagę tę funkcję, urządzenia rejestrujące mogą korzystać z jednej z dwóch technologii: papierowej (tradycyjnej) lub elektronicznej.
W pierwszym przypadku kasa posiada mechanizm drukujący, który wykorzystuje dwie rolki papieru termicznego. Na pierwszej drukowany jest oryginalny paragon fiskalny dla klienta, a na drugim jego kopia. Aby dopełnić obowiązku przechowywania tego typu dokumentów, trzeba pamiętać o wszystkich wydrukach i przeznaczyć oddzielne miejsce na ich gromadzenie. Kasy z papierową kopią paragonów wiążą się zazwyczaj z mniejszym wydatkiem na starcie, ale w przyszłości będzie trzeba się liczyć z większymi kosztami zakupu rolek.
Jak sama nazwa wskazuje, technologia elektroniczna pozwala na przechowywanie danych w formie cyfrowej. Kasy tego typu są wyposażone w nowoczesny moduł, który zapisuje kopie wydrukowanych paragonów fiskalnych na karcie pamięci SD lub microSD. Dzięki temu nie trzeba przechowywać dodatkowych wydruków. Poza tym, dane z elektronicznej kopii paragonów można w każdej chwili zapisać na innym nośniku, np. na płycie DVD, co zdecydowanie zwiększa bezpieczeństwo dokumentacji finansowej firmy.
Najmniejsza i najlżejsza kasa fiskalna na rynku
Czasy, w których urządzenie fiskalne musiało zajmować dużo miejsca, to już przeszłość. Producenci kas coraz większą wagę przywiązują do tego, aby ich oferta zawierała również niewielkie i lekkie modele. - Świetnym przykładem jest Posnet Mobile HS EJ, czyli najmniejsza i najlżejsza kasa fiskalna na rynku. Wymiary urządzenia to zaledwie 46 x 86 x 158 mm, a waga wynosi tylko 400 g - wspomina ekspert PCKF. Dzięki temu kasa znajdzie zastosowanie zarówno w pracy mobilnej, obejmującej dojazd do klienta, jak i podczas świadczenia usług w gabinecie stacjonarnym, w którym nie ma miejsca na zastosowanie większego urządzenia. - Co więcej, model Mobile HS EJ jest dostępny z praktycznym pokrowcem, który zdecydowanie ułatwia transport - dodaje Ciechowicz.
Bez klawiatury, ale za to z panelem dotykowym!
Producenci kas fiskalnych coraz częściej sięgają po nowoczesne rozwiązania technologiczne, które sprawdzają się w innych branżach. Trudno się więc dziwić, że na polskim rynku pojawiły się już urządzenia umożliwiające korzystanie z panelu dotykowego. Warto wspomnieć, że pierwszą kasą rejestrującą, w której zastosowano technologię znaną chociażby z tak popularnych dziś smartfonów i tabletów, jest Elzab K10. Ekran tego modelu zapewnia przyjazną obsługę oraz odporność na uszkodzenia, np. zalanie wodą lub zarysowanie. Jak na innowacyjną kasę fiskalną przystało, K10 pozwala także na wybór jednej z trzech wersji kolorystycznych – biało-pomarańczowej, szaro-zielonej lub czarno-pomarańczowej. Oprócz tego, urządzenie cechuje się solidną konstrukcją: obudową wewnętrzną, wykonaną z twardej mieszanki tworzyw sztucznych, oraz zewnętrzną, która składa się z materiałów przypominających w dotyku gumę.
