Od 1 stycznia 2013 roku dość znacząco zmieniają się zasady wystawiania faktur. Warto się z nimi zapoznać, aby nie popełnić błędów przy wystawianiu faktur pacjentom. W przeciwnym razie trzeba będzie wystawiać faktury korygujące, a to rodzi niepotrzebne koszty i dodatkową pracę.
Dwie podstawowe zmiany dotyczą oznaczenia faktur.
Kopia i oryginał
Otóż od 1 stycznia nie należy na fakturach dopisywać słów: jako oryginał lub kopia. Fakturę należy wystawić w dwóch egzemplarzach, jeden z nich przekazać pacjentowi, a drugi dołączyć do własnej księgowości. Co ważne, zmiana ta obowiązuje od początku tego roku i wystawianie faktur "po staremu" jest błędem. Nie wolno zatem korzystać ze starych bloczków z fakturami, a jeśli faktury drukujemy z komputera, musimy zadbać o jak najszybszą aktualizację programu.
Zmianie uległ również nagłówek faktury: zamiast FAKTURA VAT należy używać określenia: FAKTURA. Jednak w tym zakresie zmiana nie jest rygorystyczna. Teoretycznie przepisy nie wprowadziły tego zakazu. Warto jednak pamiętać, że pozostawienie napisu w formie z zeszłego roku stanowiłoby sygnał dla pacjentów, a przede wszystkim dla fiskusa, że nie wprowadziliśmy w życie nowych przepisów dotyczących faktur. A to już może powodować konsekwencje, ponieważ używanie oprogramowania w wersji nie przystosowanej do nowych przepisów oznacza również niespełnienie warunku kontroli autentyczności faktury, jej integralności oraz utworzenia wiarygodnej ścieżki audytu.
7 dni i elektronicznie
Nowe przepisy dość są rygorystycznie w zakresie terminów wystawiania faktur. Do tej pory było to zwyczajowe 7 dni, jednak, gdy frakturę wystawiliśmy, później nie było to błędem, a jedynie niedogodnością dla księgowych. Od nowego roku obowiązuje dość rygorystyczny przepis. Fakturę należy wystawić nie później niż 7 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku faktur miesięcznych (zbiorczych - dokumentujących więcej niż jedną transakcję), należy je wystawić nie później niż ostatniego dnia miesiąca.
Zasadniczej zmianie uległ zapis mówiący o fakturach elektronicznych. Do tej pory , aby móc je wystawić pacjentowi (kontrahentowi), należało mieć jego pisemną zgodę. Według nowych przepisów, pisemna zgoda już nie jest potrzebna. Wręcz przeciwnie, jeśli pacjent nie chce otrzymywać faktur w wersji elektronicznej, musi nas o tym powiadomić w formie pisemnej. Jest to oczywiście dużo wygodniejsze, choć akurat w przypadku faktur wystawianych pacjentom zaraz po wizycie u lekarza niewiele się zmienia.
Warto jednak o tym pamiętać, bo z pewnością wiele firm dostarczających do naszego gabinetu różnego rodzaju, materiały, sprzęt czy usługi będzie wystawiało faktury w wersji elektronicznej i będziemy otrzymywać coraz więcej takich faktur na maila. Jeśli sobie tego nie życzymy, trzeba powiadomić o tym naszych dostawców. Brak pisemnego oświadczenia traktowany będzie jako zgoda na wystawienie faktury w wersji elektronicznej.
Faktury uproszczone
W nowych przepisach wprowadzono tzw. faktury uproszczone. Można je wystawić nabywcom jeśli kwota transakcji nie przekracza 450 zł netto lub 100 euro. Faktura uproszczona może zawierać jedynie NIP nabywcy. Jednak firmy księgowe zalecają wypisywanie pełnych danych. W przyszłości unikniemy problemów przy wystawianiu faktur korygujących, na których wystawca ma obowiązek umieszczenia pełnych danych nabywcy, bez względu na kwotę faktury korygującej.
Zmieniają się też zasady wystawiania faktur dla nabywców unijnych. Do tej pory takim pacjentom wystawialiśmy fakturę bez podatku VAT. W rubryce, gdzie zwyczajowo wpisuje się kwotę VAT, wystarczyło wpisać literki - n.p. (nie potrzebne), a na dole faktury dodać adnotację "faktura dla nabywcy unijnego - art. 28b ust z dn. 11 marca 2014 o podatku od towarów i usług (podatek rozlicza nabywca)". W myśl nowych przepisów zamiast tej formułki na fakturze musi się znaleźć zapis - "odwrotne obciążenie".
Oczywiście mali podatnicy VAT, wybierający rozliczenie metodą kasową, mają obowiązek umieścić na fakturze dodatkowy zapis "metoda kasowa".
Potwierdzenia zapłaty
Bardzo ważną informacją dla podatników, którzy rozliczają się w formie książki przychodów i rozchodów, jest konieczność dołączania do każdej faktury kosztowej potwierdzenia zapłaty. Do tej pory było to zalecenie naszych księgowych, aby pod każdą fakturę podpiąć wydruk z terminala potwierdzającego płatność. Teraz jest to obowiązek. Przy płatnościach za faktury dokonywanych przelewem, do dokumentów księgowych należy dołączyć potwierdzenia przelewów.
Zniesiony został obowiązek wpisywania na fakturze numeru rejestracyjnego samochodu. Jednak wpisanie go na fakturze nie jest błędem. Dlatego dla celów księgowych radzimy zachować dotychczasowe zasady.
Zabezpieczenie płatności
Nowelizacja ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadza od dnia 1 stycznia 2013 r. zmiany w zakresie bezpieczeństwa podejmowanych transakcji.
Zmiany dotyczą kwot, które zostały zaliczone do kosztów przed 1 stycznia 2013 r. i których termin płatności upływa po 31 grudnia 2012 r. Faktura wystawiona 1 grudnia 2012 r., na której wskazano termin zapłaty na 2013 r., rozliczana będzie zatem już według nowych zasad.
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym po 1 stycznia 2013 r. prawo do rozliczania kosztu będzie pośrednio związane z dokonaniem terminowo zapłaty za świadczenie.
Obecnie, od 1 stycznia 2013 r., nieopłacenie ujętych w kosztach wydatków spowoduje , że podatnik będzie zobowiązany wykreślić wydatek, a tym samym skorygować zapisy w ewidencjach. Wyksięgowanie wydatku z kosztów nie jest konieczne, jeśli zapłata nastąpi nie później niż w terminie 30 dni od upływu terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie, jeśli jest on nie dłuższy niż 60 dni lub przy terminie płatności przekraczającym 60 dni, jeżeli zapłata nastąpi w terminie 90 dni od terminu zaliczenia kwoty wynikającej z faktury, rachunku lub innego dokumentu wynikającego z umowy między stronami do kosztów uzyskania przychodów.
Korekty kosztów dokonuje się w miesiącu, w którym upływa: 90 dzień od daty zaliczenia wydatku do kosztów w przypadku terminu płatności dłuższego niż 60 dni, lub 30 dzień od daty upływu terminu płatności w przypadku, jeśli został on wyznaczony w terminie nie dłuższym niż 60 dni.
Ulga za złe długi - nie zapłaciłem za fakturę
Najistotniejszą zmianą w 2013 r. jest automatyczny obowiązek korekty, niezależnie od tego, czy wierzyciel, któremu należało zapłacić, rozpoczął procedurę korygowania. Obecnie nie należy czekać z korektą do momentu odbioru zawiadomienia o rozpoczęciu procedury korekty.
Korekty należy dokonać w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 150 dzień od dnia terminu płatności określonego na umowie lub na fakturze. Korekty nie trzeba przeprowadzać, o ile dokonano zapłaty najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 150 dzień od dnia upływu terminu płatności tej należności.
Nieuregulowanie części należności oznacza obowiązek korekty częściowej.
W przypadku stwierdzenia, że podatnik naruszy obowiązek zostanie nałożona na niego dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30 proc. kwoty podatku wynikającego z nieuregulowanych faktur.
Uwaga na faktury otrzymane w ostatnim półroczu, których 150-ty dzień terminu płatności upłynie 1-go stycznia lub później!!! Jeżeli do końca stycznia 2013 r. płatności tych faktur nie zostaną uregulowane - w rozliczeniu za styczeń trzeba będzie dokonać korekty VAT naliczonego, co w konsekwencji oznaczać może duże zobowiązania z tego tytułu wobec Urzędu Skarbowego.
Ulga za złe długi - nie zapłacono mi za towar lub usługę
Od 1 stycznia 2013 r. nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną, jeżeli wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 150 dni od dnia upływu terminu jej płatności, określonego w umowie lub na fakturze. Korekcie podlega uprawdopodobniona wierzytelność w zakresie: całej wartości podstawy opodatkowania, całej wartości podatku należnego, części podstawy opodatkowania uprawdopodobnionej jako nieściągalna lub podatku należnego. Stąd możliwe jest uprawdopodobnienie nieściągalności i korekta częściowo nieściągalnej wierzytelności.
Niższe limity zwolnień z kas fiskalnych w 2013 roku
Kluczową zmianą jest obniżenie limitu umożliwiającego korzystanie ze zwolnienia z obowiązku instalowania kasy fiskalnej i ewidencjonowania sprzedaży za jej pomocą. W myśl rozporządzenia z tego obowiązku od stycznia przyszłego roku zwolni się tych podatników, u których kwota obrotu realizowanego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł oraz odpowiednio nie osiągną w danym roku limitu 20.000 zł obrotu. Obecnie limit ten jest dwukrotnie wyższy i wynosi 40.000 zł, a jedynie dla podatników zakładających działalność gospodarczą w pierwszym roku równy jest 20.000 zł.
Dla podatników, którzy w 2012 r. byli zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, ale obrót przekroczył w 2012 r. 20.000 zł, zwolnienie traci moc 1 marca 2013 r.
Zmiana dotycząca sprzedaży samochodu osobowego
Od 01-04-2012 r. sprzedaż samochodu osobowego będącego środkiem trwałym, przy zakupie którego nabywca skorzystał z prawa do odliczenia podatku VAT, a okres jego używania wynosił co najmniej 6 miesięcy, wg nowych przepisów traci prawo do zwolnienia z VAT (art. 43 ust.2 ustawy o VAT). Sprzedaż taka będzie od 1.04.2013 r. opodatkowana stawką 23%.
