– By mieć dostęp do zaświadczeń lekarskich wystawionych pracownikom w formie elektronicznej, płatnik składek musi założyć profil informacyjny na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Płatnicy, którzy mają taki profil, będą otrzymywać automatycznie zwolnienia lekarskie online, najpóźniej dzień po jego wystawieniu. Zaświadczenie będzie dostępne w postaci dokumentu elektronicznego oraz w formie zestawienia danych, żeby je zobaczyć, wystarczy dostęp do portalu bez podpisu elektronicznego – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes Marta Juśko z Departamentu Obsługi Klientów w ZUS.

Do końca grudnia 2015 r. płatnicy odprowadzający składki za więcej niż pięć osób muszą założyć profil na PUE. Ci płatnicy, którzy rozliczają składki za mniej osób, nie muszą tego robić, ale muszą poinformować pracowników o konieczności dostarczenia zwolnienia w formie papierowej, jeśli zostało wystawione przez lekarza w formie elektronicznej. Jeśli płatnik założy profil na PUE w 2016 roku, będzie miał 7 dni na poinformowanie podwładnych o ustaniu obowiązku dostarczania mu wydruku e-ZLA.

Choć mniejsi przedsiębiorcy nie muszą zakładać profilu, to – jak podkreśla ekspertka – warto to zrobić, zwłaszcza że cały proces jest prosty i nie zajmuje dużo czasu.

– Na stronie ZUS należy wypełnić formularz rejestracji. Podczas rejestracji dostajemy login PUE oraz tworzymy swoje hasło PUE, a następnie w ciągu 7 dni od rejestracji musimy się udać do dowolnie wybranej przez siebie jednostki ZUS w celu potwierdzenia swojej tożsamości, czyli uwierzytelnienia profilu. To ważne z uwagi na dostęp do danych, który uzyskujemy na profilu. Osoby, które mają certyfikat kwalifikowany bądź profil zaufany ePUAP, nie muszą już udawać się do ZUS. Potwierdzają swoją tożsamość już na etapie rejestracji profilu – wyjaśnia Juśko.

Profil na PUE pozwala na szybkie uzyskanie informacji o zwolnieniu lekarskim wystawionym dla danego pracownika. Obecnie ubezpieczony ma obowiązek dostarczyć swojemu pracodawcy zwolnienie w ciągu 7 dni od jego wystawienia. Dzięki elektronicznym zwolnieniom cały proces będzie szybszy, dzięki czemu pracodawca może szybciej zlecić kontrolę poprawności wykorzystania takiego zwolnienia. Tylko w pierwszym półroczu tego roku ZUS przeprowadził 298,6 tys. kontroli osób mających zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy. W konsekwencji wydano 12,5 tys. decyzji wstrzymujących wypłatę zasiłków chorobowych o łącznej wysokości blisko 7,5 mln zł.

– Elektroniczne zwolnienie powinno natychmiast pojawić się u pracodawcy. Z punktu widzenia prowadzenia biznesu daje to dużą elastyczność regulowania nieobecności pracownika. To pozwala sprawniej prowadzić biznes – tłumaczy Jolanta Augustyniak z firmy HR Start Polska.

W jednym miejscu, na profilu PUE, pracodawca będzie widział wszystkie zwolnienia swoich pracowników, co powinno ułatwić zarządzanie personelem – podział obowiązków i ustalenie zastępstw. Elektroniczne zwolnienia usprawnią też administrację. Mniej obowiązków będą miały działy kadr w firmach, na których dotychczas spoczywał obowiązek przekazywania zwolnień dostarczanych przez pracowników do ZUS. Mniejszy będzie też problem z właściwym rozliczeniem ewentualnych różnic wynikających z naliczania, jeśli np. pracownik dostarczył zwolnienie po wymaganym czasie.

Na nowych zasadach wystawiania zwolnień mogą zyskać nie tylko przedsiębiorcy, lecz także pracownicy.

– Elektroniczne zwolnienia dają pracownikom możliwość kontrolowania tego, czy rzeczywiście składki ZUS są przez pracodawcę regulowane. Pracownik wie też, co dzieje się w jego historii zwolnień. Odciąża to też dział administracji wewnątrz każdej firmy od pytań i konsultacji – wskazuje Augustyniak.